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Lorsque les résultats de votre société sont publiés, les cours boursiers peuvent réagir en quelques millisecondes. En effet, une étude réalisée en 2025 par l'Université de Californie à San Diego qui a analysé plus de 89 milliards de cours boursiers a révélé que les annonces de résultats publiées après la clôture provoquaient , et ce, parfois avant même que le communiqué de presse ne soit totalement diffusé.

Dans l'environnement ultrarapide d'aujourd'hui, l'harmonisation de vos communiqués de presse et des dépôts correspondants sur SEDAR+ ou EDGAR est plus qu'une pratique exemplaire, c'est un impératif stratégique.

Les communiqués de presse peuvent précéder les dépôts réglementaires officiels de quelques minutes, de quelques heures, voire de quelques jours, surtout dans les cas complexes comme les dépôts XBRL. Indépendamment du temps de préparation requis, une approche claire, conforme et coordonnée de façon stratégique est essentielle pour maintenir la confiance du marché et des investisseurs et respecter la réglementation.

Dans un contexte où SEDAR+ est entièrement mis en œuvre et où EDGAR Next se profile à l'horizon, le présent article propose cinq pratiques de pointe pour assurer une information coordonnée et fournit une liste de contrôle pratique ainsi que des données de recherche récentes pour aider votre équipe à communiquer efficacement et à éviter les problèmes inutiles.

Table des matières

1. L'importance de la coordination
2. La réaction du marché souligne l'importance de la coordination
3. Quand la coordination fait défaut
4. Pourquoi y a-t-il encore des problèmes de coordination? L'importance d'une bonne coordination interne
5. Cinq étapes pour assurer une information coordonnée
6. Liste de contrôle pour un processus d'information coordonnée
7. TMX Newsfile : votre solution intégrée

Importance de l'harmonisation du communiqué de presse et du dépôt

Les autorités de réglementation et les investisseurs ne surveillent pas seulement l'information que vous communiquez, mais aussi comment et quand vous le faites.

L'étude de l'Université de Californie à San Diego souligne la rapidité avec laquelle les marchés réagissent aux annonces initiales, souvent en quelques millisecondes. Vos dépôts réglementaires officiels peuvent suivre le communiqué de presse initial en raison des préparatifs nécessaires, mais le marché aura déjà commencé à réagir.

Par conséquent, il est essentiel de veiller à ce que les dépôts subséquents soient effectués rapidement, conformément à la réglementation, et qu'ils reflètent parfaitement l'information déjà diffusée, de manière à éviter toute confusion au sein du marché, à maintenir votre crédibilité et à empêcher toute perception de communication initiale sélective ou incomplète de l'information.

Au Canada, l'Instruction générale 51-201 exige. Aux États-Unis, le exige que tous les investisseurs reçoivent l'information importante en même temps. Souvent, une telle communication publique à grande échelle dans le cadre du règlement FD est effectuée au moyen d'un communiqué de presse complet, et l'information est ensuite soumise à la Securities and Exchange Commission dans un formulaire 8-K.

Ces cadres soulignent l'importance de définir une séquence claire et conforme pour chaque composante de votre processus d'information.

La réaction du marché souligne l'importance de la coordination 

Les dépôts officiels sur SEDAR+ et EDGAR peuvent suivre un premier communiqué de presse en raison des préparatifs nécessaires, mais une coordination serrée avec cette première annonce qui a une incidence sur le marché est essentielle. La recherche met en lumière plusieurs raisons pour lesquelles une telle coordination est nécessaire :

• Incidence immédiate sur le marché – L'étude de l'Université de Californie à San Diego révèle que et souligne qu'une telle nouvelle peut également avoir une incidence sur le cours des actions de sociétés similaires, et même parfois sur l'indice boursier global. Cette situation montre à quel point les marchés réagissent rapidement aux nouvelles sur les résultats. Par conséquent, les dépôts qui suivent un communiqué de presse doivent fournir des renseignements cohérents et des données contextuelles supplémentaires afin d'éviter la confusion ou une mauvaise interprétation.
• Rôle important des communiqués de presse dans les médias – Une étude réalisée en 2020 par la British Accounting Review a révélé que ainsi que le volume de négociation le jour de la publication et les jours suivants. L'harmonisation des communiqués de presse avec les dépôts assure la cohérence entre ce que lisent les investisseurs et l'information que reçoivent les autorités de réglementation.

En fin de compte, ces études mettent en lumière une réalité fondamentale : les marchés réagissent rapidement et de façon marquée aux communications initiales, comme les communiqués de presse.

Par conséquent, pour maintenir la confiance du marché, il faut préparer les dépôts réglementaires subséquents avec diligence afin de les présenter en temps opportun et d'assurer leur exactitude et leur parfaite conformité avec les annonces initiales.

Quand la coordination fait défaut

Même des équipes bien préparées peuvent éprouver des problèmes de coordination, notamment lorsque les dépôts sont longs à soumettre :

• un communiqué de presse est publié, mais le rapport de gestion ou le formulaire 8-K suit quelques heures plus tard;
• un dépôt est retardé en raison du formatage complexe (p. ex. XBRL) ou du traitement d'un paiement;
• certains éléments de contenu ne concordent pas entre le communiqué de presse et les documents réglementaires.

De telles situations découlent généralement de lacunes internes, et non de mauvaises intentions. La solution consiste à gérer le processus de communication de l'information de façon stratégique afin de réduire au minimum les écarts inutiles ou les cas de non-conformité, tout en assurant d'entrée de jeu l'harmonisation du contenu.

Pourquoi y a-t-il encore des problèmes de coordination? L'importance d'une bonne coordination interne

De nombreuses sociétés ouvertes adoptent des processus rigoureux de communication de l'information, mais l'harmonisation entre les communiqués de presse et les dépôts réglementaires reste parfois difficile. Les lacunes en matière de coordination peuvent découler de la complexité logistique ou procédurale, ou encore être liées aux ressources :

• Cloisonnement des équipes – L'équipe des affaires juridiques peut être responsable des dépôts, tandis que les responsables des communications ou des relations avec les investisseurs gèrent les communiqués de presse. En l'absence d'un flux de travail véritablement intégré et d'une responsabilité partagée dès le début, des transferts essentiels peuvent faire défaut.
• Processus de révision indépendants - Lorsque le dépôt et le communiqué de presse sont finalisés indépendamment, des modifications importantes apportées à l'un peuvent ne pas être apportées à l'autre. De tels écarts peuvent entraîner des incohérences dans les messages et semer la confusion chez les investisseurs.
• Protocole de communication manquant – L'absence d'un calendrier centralisé, de responsabilités bien définies pour chaque étape et d'une liste de contrôle exhaustive pour chaque type de communication peut entraîner l'oubli d'étapes cruciales du processus de coordination ou de communication, ce qui risque d'occasionner un manquement à l'Instruction générale 51-201 ou au règlement FD.
• Complexité découlant des champs de compétence – Les émetteurs intercotés doivent concilier des normes et des délais de dépôt différents, un défi qui est amplifié par l'évolution de systèmes comme EDGAR Next.
• Méconnaissance des gains d'efficience liés à la plateforme – De nombreux émetteurs ne savent pas que les documents liés aux dépôts trimestriels et annuels peuvent être transmis à l'avance et assortis de directives afin d'harmoniser plus étroitement leur communication avec la publication du communiqué de presse. Les examens manuels ne permettent pas de garantir une coordination exacte, mais la transmission préalable améliore les probabilités d'harmonisation.
• Goulots d'étranglement opérationnels – Les méthodes de transmission peuvent avoir une incidence importante sur les délais de traitement. Les téléversements par un portail sécurisé sont généralement plus rapides que les courriels, surtout lorsqu'une authentification multifactorielle est utilisée. Les communiqués de presse sont habituellement transmis en premier, tandis que les dépôts en XBRL ou ceux associés à des états financiers complexes peuvent être plus longs à préparer; une planification minutieuse est donc nécessaire pour assurer la conformité.
• Exigences de financement – Dans le cas des dépôts d'états financiers annuels, il peut y avoir des retards si le paiement n'est pas reçu à l'avance. Comme les délais de traitement varient selon le mode de paiement, une planification proactive des paiements est essentielle.

Il est fréquent que les équipes chargées des opérations voient les dépôts présentés en même temps que les communiqués de presse ou peu après. Les délais varient, mais une coordination minutieuse aide à éviter les retards inutiles.

Cinq étapes pour assurer une information coordonnée

Il est essentiel pour les sociétés ouvertes de communiquer l'information au bon moment. Les cinq étapes suivantes aideront votre équipe à assurer une bonne coordination, à respecter toutes les exigences réglementaires et à communiquer de façon cohérente et crédible avec le marché.

Étape 1 : Établir un cadre interfonctionnel de coordination des communications

Pour chaque communication d'information importante, mettez sur pied un groupe de travail formé à cette fin de membres des équipes des relations avec les investisseurs, des affaires juridiques, des finances et des communications, ainsi que des membres de la haute direction concernés.

Traitez le dépôt réglementaire et le communiqué de presse comme un même événement de communication stratégique, et non comme des produits livrables distincts. Utilisez un calendrier de communication commun comportant des jalons et des responsabilités bien définis. Veillez à ce que toutes les équipes s'entendent sur les messages, les données et les objectifs avant de commencer la rédaction, de façon à éviter les incohérences et les problèmes de dernière minute.

Étape 2 : Mettre en œuvre des processus d'examen conjoint pour assurer l'uniformité et l'exactitude du contenu provenant d'une seule source

Établissez un processus d'examen et d'approbation interfonctionnel et structuré dans le cadre duquel le dépôt réglementaire et le communiqué de presse connexe sont examinés conjointement par les responsables des équipes des relations avec les investisseurs, des affaires juridiques, des finances et des communications.

Assurez-vous que les deux documents sont élaborés selon une seule source faisant autorité qui est responsable de toutes les données et de l'ensemble des messages clés. Les données financières, le positionnement stratégique, les énoncés prospectifs (avec des dispositions d'exonération appropriées) et les rapprochements non conformes aux PCGR doivent être entièrement harmonisés ou explicites dans les deux formats.

Le respect des normes d'information reconnues par le secteur favorise la clarté, la transparence et la confiance des investisseurs et des autorités de réglementation.

Étape 3 : Adopter un protocole de mise en œuvre précis, conforme et solide sur le plan opérationnel

Un protocole de mise en œuvre méticuleusement documenté est essentiel pour harmoniser toutes les composantes de votre communication de l'information. Un tel plan doit intégrer les exigences réglementaires et les meilleures pratiques opérationnelles. Voici les composantes clés du protocole :

• Échéancier documenté pour toutes les étapes – Établissez clairement le délai prévu pour chaque étape critique : les approbations internes de multiples intervenants, le verrouillage définitif du contenu, la préparation technique de tous les documents (y compris les composantes XBRL), la diffusion des communiqués de presse selon un ordre stratégique et les dépôts subséquents sur SEDAR+ et EDGAR.
• Respect strict de la réglementation – La séquence doit garantir le respect total des règles comme le règlement FD (qui exige la transmission du formulaire 8-K et la publication des résultats avant le début de la conférence téléphonique sur les résultats) et l'Instruction générale 51-201 (qui exige la présentation « immédiate » d'un communiqué de presse en cas de changements importants, suivi d'un rapport officiel sur les changements importants dans un délai de 10 jours).
• Méthodes de transmission optimisées – Utilisez les méthodes les plus rapides et les plus sécuritaires pour la diffusion par fil de presse. Idéalement, utilisez un portail de fournisseur sécurisé avec authentification multifactorielle pour accroître la rapidité et la fiabilité. En effet, ce type de portail permet souvent un traitement plus rapide que les envois par courriel.
• Planification et coordination préalables – Lorsque les systèmes le permettent, transmettez les dépôts réglementaires à l'avance et assortissez-les de directives claires afin d'harmoniser étroitement le moment de la communication avec celui de la publication prévue de votre communiqué de presse.
• Gestion des réalités de la préparation – Votre plan doit tenir compte de façon réaliste du temps de préparation nécessaire pour les dépôts officiels après la rédaction du communiqué de presse initial (surtout dans le cas de documents complexes ou de ceux qui exigent le langage XBRL), tout en visant à réduire au minimum les retards indus et à assurer l'intégrité du marché.
• Imprévus et préparation opérationnelle
  • Prévoyez des délais supplémentaires à chaque étape afin de tenir compte des imprévus.
  • Veillez à ce que les droits de dépôt soient fixés et confirmés bien à l'avance, compte tenu des délais de traitement des paiements.
  • Décrivez clairement les étapes de sauvegarde et les plans de communication interne et externe en cas de retard du système, de problèmes techniques ou de changements importants de dernière minute.

Étape 4 : Utiliser une plateforme intégrée de communication de l'information pour assurer l'exactitude, l'efficacité et le contrôle

Une fois l'harmonisation interne obtenue, il est essentiel d'avoir recours à une plateforme unique et moderne pour les dépôts réglementaires et la diffusion des communiqués de presse. Une telle plateforme réduit les transferts et les risques d'erreurs de version ou de contenu périmé, assure une piste de vérification claire et permet une exécution plus précise.

Cette méthode renforce également les contrôles internes à l'égard de l'information, une exigence clé des cadres américains, comme la loi Sarbanes-Oxley, et des lignes directrices canadiennes, comme l'Instruction générale 51-201.

Étape 5 : Effectuer des examens après la communication de l'information et continuer d'optimiser le processus

Après chaque événement d'information important (p. ex. résultats, fusions et acquisitions et AGA), réunissez l'équipe responsable de l'information pour évaluer le rendement. Concentrez-vous sur les éléments suivants :

• Choix du moment et coordination – Qu'est-ce qui a bien fonctionné? Y a-t-il eu des retards ou des pressions de dernière minute en lien avec le contenu?
• Exactitude et harmonisation du contenu – Le dépôt et le communiqué de presse étaient-ils entièrement cohérents?
• Réaction du marché et des médias – Quelle a été la réaction immédiate? Tirez parti de l'achalandage sur le Web, de la couverture médiatique et des commentaires des analystes.
• Efficacité des processus – Dans quelle mesure la communication interne, les flux de travail d'approbation et les méthodes de transmission (p. ex. téléversement sur le portail et planification préalable) ont-ils bien fonctionné?

Ensuite, consignez tous les apprentissages et mettez à jour vos protocoles internes à l'égard de l'information ainsi que vos listes de contrôle. Offrez une formation d'appoint à toutes les personnes concernées de manière à renforcer les pratiques exemplaires. Une culture d'amélioration continue permet aux responsables des relations avec les investisseurs et aux équipes de gouvernance de se distinguer.

Liste de contrôle pour un processus de communication coordonnée de l'information

Utilisez cette liste de contrôle pour favoriser une coordination claire dans le cadre de votre processus de communication de l'information, y compris les délais, le contenu, les approbations et l'exécution.

(Remarque : La présente liste de contrôle est fournie à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique. Consultez toujours un conseiller juridique interne et externe en ce qui concerne les circonstances particulières de votre communication de l'information.)

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